« Liste de colisage et facture commerciale : quelle différence ? » est une question mal posée pour la plupart des fournisseurs, parce que les deux documents ne sont pas deux versions du même fichier. L'un est un document d'argent, l'autre un document physique, et les cinq chiffres qu'ils partagent — nombre de colis, marques, poids net, poids brut et cubage — sont lus par quatre parties différentes qui refusent l'expédition chacune pour un motif différent.
Voici la cartographie champ par champ de ce qui va sur quel document, un bloc de liste de colisage à copier, et le contrôle de cohérence qui arrête l'écart avant qu'il n'arrive sous les yeux d'un agent des douanes.
Liste de colisage et facture commerciale : à quoi sert chaque document
Une facture commerciale est l'énoncé de ce qui a été vendu et à quel prix : elle établit la valeur, l'origine et le classement tarifaire pour que la douane puisse liquider les droits et que l'acheteur puisse payer. Une liste de colisage est l'énoncé de la façon dont la marchandise est physiquement emballée : combien de colis, marqués comment, pesant combien, occupant quel volume, afin que l'envoi puisse être manutentionné, chargé, compté et inspecté.
La séparation compte parce que la réglementation douanière américaine ne demande jamais de liste de colisage. Le titre 19 du Code of Federal Regulations, section 141.86, énumère ce que doit contenir une facture — et le paragraphe (e) exige que « chaque facture indique de manière suffisamment détaillée quelles marchandises sont contenues dans chaque colis individuel ». La liste de colisage existe parce qu'aucun exportateur ne veut voir le détail de 40 cartons imprimé à l'intérieur d'une facture commerciale. C'est un usage qui résout une exigence légale, pas une exigence légale en soi.
Deux des mentions obligatoires de la facture sont dimensionnelles, et toutes deux viennent directement de la loi qui fonde le règlement, 19 U.S.C. 1481 : « les marques et numéros des colis dans lesquels la marchandise est emballée » et « les quantités exprimées dans les poids et mesures du pays ou du lieu d'expédition de la marchandise, ou dans les poids et mesures des États-Unis ».
Vos poids et mesures locaux sont acceptés : kilogrammes et centimètres passent sans problème pour une entrée aux États-Unis. Ce qui ne passe pas, c'est une quantité qui contredit le document d'à côté.
La cartographie des champs : quel chiffre va où
| Champ | Facture commerciale | Liste de colisage | Qui le lit |
|---|---|---|---|
| Numéro et date de facture | Obligatoire | À rappeler en référence | Douane, service financier de l'acheteur |
| Vendeur et acheteur, raisons sociales et adresses complètes | Obligatoire | En général repris | Douane |
| Incoterm et lieu convenu | Obligatoire | Non | Douane, acheteur, assureur |
| Prix unitaire, total de ligne, devise | Obligatoire | Jamais | Valeur en douane, banque |
| Code SH par ligne | Obligatoire | Facultatif, mais utile | Commissionnaire en douane |
| Pays d'origine | Obligatoire | Facultatif | Douane, demandes de préférence |
| Désignation des marchandises | Obligatoire, nom commercial et qualité | Obligatoire, peut être plus courte | Douane, inspecteur |
| Quantité en unités ou pièces | Obligatoire | Obligatoire, doit correspondre | Douane, réception de l'acheteur |
| Nombre de colis | Obligatoire | Obligatoire, détaillé par colis | Douane, transporteur, entrepôt |
| Marques et numéros sur les colis | Obligatoire | Obligatoire, en intégralité | Douane, entrepôt, inspecteur |
| Poids net | Facultatif sur la facture | Obligatoire, par ligne et au total | Douane, acheteur, droits au poids |
| Poids brut | Facultatif sur la facture | Obligatoire, par colis et au total | Transporteur, terminal, compagnie aérienne |
| Dimensions du carton, L x l x H | Non | Obligatoire | Transporteur, entrepôt, plan de chargement |
| Cubage total en CBM | Non | Obligatoire | Cotation de fret, plan de conteneur |
| Nombre et dimensions des palettes | Non | Obligatoire dès qu'il y a palettisation | Transporteur, entrepôt |
| Numéro de conteneur et de plomb | Non | Ajouté après empotage | Douane, terminal |
| Masse brute vérifiée du conteneur | Non | Déclarée séparément au transporteur | Terminal, capitaine du navire |
Le partage entre liste de colisage et facture commerciale suit un seul principe : tout ce qui concerne la valeur va à gauche, tout ce qui concerne la forme physique va à droite, et les colonnes se recouvrent sur exactement quatre lignes — quantité, nombre de colis, marques et poids net. C'est de ces quatre-là que naissent les écarts.
Comment remplir les cinq champs physiques
Nombre de colis
Comptez les colis d'expédition, pas les boîtes intérieures ni les unités de vente. Si 24 boîtes de vente entrent dans un carton export, la liste de colisage indique un carton, et le nombre intérieur va dans une colonne « pièces par carton » distincte. Un acheteur qui lit 24 colis et reçoit un carton ouvrira une réclamation pour manquant avant que quiconque ait vérifié le calcul.
Les cartons incomplets ont leur propre ligne. Dix-neuf cartons pleins de 24 plus un carton de 11, cela fait deux lignes, pas « 19.46 cartons ».
Marques et numéros
Les marques sur la caisse et les marques sur les documents sont la même chaîne, caractère pour caractère. C'est le champ que la douane utilise pour rattacher un colis physique à une ligne de papier, et c'est celui qu'on retape le plus souvent de mémoire. Les plages de numéros de caisse — 1/20 à 20/20 — y figurent aussi, parce que c'est ainsi qu'un entrepôt vérifie qu'il ne manque rien. La convention complète de ce qui doit figurer sur la face du carton est traitée dans les marquages d'expédition sur carton export.
Poids net et poids brut
Le poids net, c'est la marchandise. Le poids brut, c'est la marchandise plus son emballage — carton, calage, palette, feuillard. Les deux figurent sur la liste de colisage, par ligne et en total. Le poids net figure aussi sur la facture chaque fois que les droits sont liquidés au poids plutôt qu'à la valeur, ce qui concerne plus de catégories de produits que la plupart des fournisseurs ne l'imaginent.
Le chiffre qui piège les exportateurs est le troisième, celui sur lequel le transporteur facture réellement. Le fret aérien facture sur le plus élevé du poids brut réel et du poids volumétrique, si bien qu'un carton léger et volumineux est tarifé sur l'espace qu'il occupe. Ce calcul est déroulé dans poids brut, poids net et poids volumétrique, et c'est la raison pour laquelle les dimensions de votre liste de colisage ne sont pas décoratives.
Dimensions du carton et cubage total
Donnez les dimensions du carton extérieur — l'extérieur de la caisse remplie, fermée et cerclée — dans un seul système d'unités, dans un ordre L x l x H fixe, par type de carton. Puis donnez le cubage total en mètres cubes.
Mesurez le carton rempli, pas la fiche du carton à plat. Un carton nominalement 600 x 400 x 300 mm qui se bombe à 615 mm une fois plein chargera 3 % moins bien que ne le dit votre calcul, ce qui fait la différence entre caser la dernière rangée et payer un deuxième conteneur. L'ensemble des cotes de carton que les acheteurs réclament est dans les dimensions du carton master.
Masse brute vérifiée
Si l'envoi part en conteneur par voie maritime, il existe un poids de plus qui ne figure sur aucun des deux documents. En vertu de l'amendement SOLAS en vigueur depuis le 1er juillet 2016, le chargeur doit fournir la masse brute vérifiée du conteneur empoté, l'indiquer dans un document d'expédition qu'il signe, et la transmettre au capitaine et au terminal à temps pour le plan de chargement. Sans elle, le conteneur n'est pas chargé — l'Organisation maritime internationale est explicite : la masse brute vérifiée est une condition du chargement.
Deux méthodes sont admises : peser le conteneur empoté sur un équipement étalonné, ou peser chaque colis plus les palettes, le calage et le matériel d'arrimage, puis ajouter la tare du conteneur. La méthode 2 est celle qui dépend de l'exactitude de votre liste de colisage, puisque c'est votre liste de colisage, additionnée.
Les cinq chiffres qui doivent concorder
| Chiffre | Figure sur | Échoue s'il contredit |
|---|---|---|
| Quantité en unités | Facture, liste de colisage, connaissement | L'un des deux autres — la douane y voit une fausse déclaration |
| Nombre de colis | Facture, liste de colisage, connaissement, déclaration VGM | Le comptage du transporteur au terminal |
| Marques et numéros | Facture, liste de colisage, les cartons eux-mêmes | La caisse physique, au moment de l'inspection |
| Poids net | Liste de colisage, facture lorsque les droits sont au poids | Le certificat de pesage, s'il en est émis un |
| Poids brut | Liste de colisage, connaissement, déclaration VGM | Le pont-bascule — et le pont-bascule gagne toujours |
Où l'écart fait vraiment mal
Un écart entre liste de colisage et facture commerciale ne se paie pas à un seul endroit. Il se paie à quatre, et chacun facture un prix différent.
Au terminal. Une masse brute vérifiée qui contredit le pont-bascule fait mettre le conteneur de côté. Le coût, c'est un frais de repesage et un départ manqué, et le départ manqué est la moitié chère.
En douane. Aux États-Unis, l'importateur officiel est tenu d'exercer une diligence raisonnable dans la déclaration des marchandises importées. Quand la facture et la liste de colisage se contredisent, le commissionnaire ne peut pas exercer cette diligence sur vos documents : la déclaration s'arrête jusqu'à réémission. Le retard est pour vous, même si l'obligation légale pèse sur l'importateur.
À la banque. Dans un crédit documentaire, la banque contrôle les documents les uns par rapport aux autres, pas par rapport à la marchandise. Un poids brut qui affiche 1,240 kg sur la facture et 1,204 kg sur la liste de colisage est une irrégularité en soi, et une irrégularité suffit à refuser le paiement même quand l'expédition est parfaite.
À l'entrepôt de l'acheteur. La réception compte les colis et lit les marques. Tout le reste sera votre problème plus tard ; un nombre de colis qui ne colle pas, c'est une réclamation pour manquant l'après-midi même.
Un bloc de liste de colisage à copier
Gardez un tableau par type de carton. Répétez le bloc par référence, puis totalisez.
| Rubrique | Valeur |
|---|---|
| Référence / modèle | ABC-1200 |
| Désignation | Caisson mural, blanc, livré à plat |
| Pièces par carton | 1 jeu |
| Quantité de cartons | 20 cartons |
| Marques et numéros | ORDER 4471 / ABC-1200 / C-NOS 1-20 / MADE IN CHINA |
| Dimensions du carton L x l x H | 1,210 x 420 x 180 mm |
| Poids net par carton | 18.6 kg |
| Poids brut par carton | 21.4 kg |
| Poids net total | 372.0 kg |
| Poids brut total | 428.0 kg |
| Cubage par carton | 0.0915 CBM |
| Cubage total | 1.830 CBM |
| Palettes | 2 palettes, 1,200 x 1,000 x 1,150 mm, 10 cartons chacune |
Deux habitudes à l'intérieur de ce bloc font gagner plus de temps que le bloc lui-même : un seul système d'unités du début à la fin, et un ordre L x l x H fixe annoncé en en-tête, pour que personne n'ait à deviner si 1,210 est la longueur ou la hauteur.
Contrôle de cohérence avant envoi
- La quantité en unités est identique sur la facture, la liste de colisage et le projet de connaissement
- Le nombre de colis est identique sur les trois documents, et ne compte que les colis d'expédition
- Les marques et numéros sont copiés depuis le bon à tirer du carton, pas retapés
- La plage de numéros de caisse couvre exactement le nombre de colis
- Les totaux de poids net égalent la somme des poids nets de ligne
- Les totaux de poids brut égalent la somme des poids bruts par colis
- Les dimensions du carton sont mesurées sur un carton rempli et fermé
- Un seul système d'unités et un seul ordre L x l x H sur tous les documents
- Le CBM total est recalculé à partir des dimensions finales du carton, pas repris de la cotation
- La masse brute vérifiée est préparée et signée pour les conteneurs maritimes, cohérente avec les totaux de la liste de colisage
- La facture est en anglais ou accompagnée d'une traduction anglaise, conformément au 19 CFR 141.86(d)
- Un contact nommé chez l'exportateur figure sur la facture, conformément au 19 CFR 141.86(j)
- Les factures multiples d'une même déclaration sont numérotées consécutivement à partir du n° 1
FAQ
Les dimensions vont-elles sur la facture commerciale ou sur la liste de colisage ?
Les dimensions du carton vont sur la liste de colisage. La facture commerciale porte les quantités en poids et mesures ainsi que les marques et numéros des colis, comme l'exige 19 U.S.C. 1481, mais elle ne porte pas les L x l x H par carton — le transporteur, l'entrepôt et le plan de chargement les lisent tous sur la liste de colisage.
La liste de colisage est-elle légalement obligatoire pour la douane américaine ?
Pas en tant que document distinct. Ce que la réglementation américaine exige, c'est que la facture indique de manière suffisamment détaillée ce que contient chaque colis individuel, au titre du 19 CFR 141.86(e). La liste de colisage est le moyen pratique de satisfaire cette exigence sans transformer la facture en manifeste, et tout commissionnaire vous en demandera une : la distinction est donc théorique en pratique.
D'où doivent venir les dimensions de carton de ma liste de colisage ?
D'un carton rempli et mesuré, et de la même source que les chiffres de votre fiche technique et de vos visuels produit — pas de trois tableurs différents. Les fournisseurs qui gardent leurs cotes à un seul endroit et les publient partout ailleurs cessent complètement d'avoir des écarts ; un logiciel qui verrouille une cote mesurée sur la photo du produit et exporte le même chiffre vers une fiche technique, une page de catalogue et un visuel d'annonce fait exactement ce travail, ce qui est plus fiable qu'une flèche tracée à la main ou qu'un chiffre produit par un générateur d'images parce qu'il avait l'air plausible.
Quelle différence entre poids brut et masse brute vérifiée ?
Le poids brut est le poids d'un colis emballage compris, et il figure colis par colis sur votre liste de colisage. La masse brute vérifiée est le poids d'un conteneur empoté complet, tare du conteneur incluse, vérifiée par pesage ou par calcul, et déclarée au transporteur au titre de l'exigence SOLAS en vigueur depuis le 1er juillet 2016. L'un est un champ de document, l'autre une condition pour que la boîte soit chargée.
La liste de colisage peut-elle être en kilogrammes si l'acheteur est américain ?
Oui. La loi admet les quantités exprimées dans les poids et mesures du pays d'expédition ou dans ceux des États-Unis. Kilogrammes et centimètres sont acceptables pour une entrée américaine. Ce qui pose problème, c'est de mélanger les deux — des livres sur la facture et des kilos sur la liste de colisage obligent quelqu'un à convertir, et les conversions sont l'origine des écarts.
Sources et références
- eCFR — 19 CFR 141.86, contenu des factures : contenu des colis, langue anglaise et numérotation consécutive
- 19 U.S.C. 1481 — contenu de la facture : quantités en poids et mesures, marques et numéros des colis
- Organisation maritime internationale — vérification de la masse brute d'un conteneur empoté, SOLAS chapitre VI règle 2
- US Customs and Border Protection — Importing into the United States, guide à l'usage des importateurs commerciaux
- Publication de conformité de la douane américaine (CBP) — Reasonable Care